ExDin: integración de soluciones

Exdin integra los formularios de entrada, la lógica del flujograma, los informes, los documentos y la mensajería. Todo desplegado en los siguientes módulos:

•  El módulo de interfaz. Hemos incorporado un interfaz natural e intuitivo, con componentes de última generación para que cualquier usuario (tanto de la organización como externo) pueda interactuar en el expediente. En lugar de un sistema de menús, utilizamos funcionalidades contextuales que dependen del rol del usuario dentro del proceso, y que se muestran agrupadas en pestañas denominadas con una única palabra cuyo significado es inequívoco : “Documentos”, “Expedientes”, “Entidad”, “Centro”, etc.

•  La ayuda sensible al contexto. En ExDin® la información para el usuario no es una guía externa, sino un elemento del interfaz que emerge en el lugar y en el momento en que se necesita. La información está integrada en cada ficha como un elemento más de su diseño, que a veces también es dinámico: no se trata de una redacción literal, sino de un texto compuesto a partir de los datos introducidos, que describe el significado de lo que se ha hecho y explica lo que queda por hacer.

•  El conector dinámico con fuentes externas. El conector dinámico consulta regularmente con las aplicaciones externas que tienen los datos fuente que nuestro proceso necesita. El objetivo es sincronizar autónomamente los datos reflejando las modificaciones. Esto funciona de forma transparente para los gestores del proceso, que no deben ocuparse de cargar datos existentes en otros soportes o de dar de alta a personas que ya están identificadas en la organización.

•  Los mecanismos de autentificación e invitación. Si los usuarios tienen una identidad conocida, utilizarán el procedimiento de acceso estándar de que disponga la organización (usuario y contraseña o certificado digital). Adicionalmente, habilitaremos las altas de usuario autónomas, el acceso mediante invitación o una combinación de uno o más de estos procedimientos, según requiera la naturaleza del proceso.

• El gestor dinámico de mensajería. La plataforma ExDin® cuenta con un cliente email propio para comunicarse con cualquier usuario desde la unidad de gestión sin necesidad de recurrir a un programa de correo aparte, lo que permite la integración de los mensajes como parte del expediente. Además, el gestor permite crear plantillas asociadas a los roles de los destinatarios para cada uno de los trámites. Cuando el trámite se activa, la plataforma genera, a partir de las plantillas, los mensajes programados que mantienen informados a los agentes del proceso siempre que se requiera su actuación.

• El gestor dinámico de documentación. Este gestor crea y pone a disposición de los interesados, de forma desasistida y en tiempo real, los documentos que les competen. La plataforma incorpora estos documentos cuando se activa el trámite que los justifica, y son vistos por el usuario en forma de repositorio de documentación. Ciertos documentos aparecerán “en trámite” hasta el momento en que se produzca su validación.

•  El  módulo de control de flujo y de silencios. La plataforma sólo permite avanzar en el curso del expediente si no falta ningún requisito previo, e integra las actuaciones en caso de “silencio”. Es decir, activa el mecanismo que debe dispararse cuando un usuario no actúa en el plazo previsto para ello.

• El generador de informes. Ha sido diseñado para incorporar con inmediatez nuevos listados a requerimiento, atendiendo simultáneamente las necesidades globales de gestión, las demandas de información de carácter ejecutivo y la extracción automatizada de los datos que alimentarán los indicadores de calidad.

ExDin: Información exacta sobre el estado del expediente

ExDin proporciona información exacta y actualizada del estado del expediente tanto al usuario final, como a los gestores implicados.

Por último ExDin dispone del módulo denominado «gestor dinámico de mensajes» que, al tiempo que se van activando los trámites, administra los avisos automatizados a los usuarios de cada rol, a través de email o SMS, aportándole la información necesaria para actuar, que incluirá los plazos de que dispone y cuantas indicaciones al respecto se hayan previsto en la parametrización.

De cara a los gestores ExDin ofrece un completo  generador de informes que ha sido diseñado para incorporar con inmediatez nuevos listados a requerimiento, atendiendo simultáneamente las necesidades globales de gestión, las demandas de información de carácter ejecutivo y la extracción automatizada de los datos que alimentarán los indicadores de calidad.

Exdin: El expediente fluye por si mismo

La tecnología ExDin® (Expediente Dinámico)  es una herramienta informática de última generación creada para dar soporte a la gestión y documentación de procesos administrativos en un espacio completamente “online”, y desarrollada en entorno web con objeto de ofrecer acceso universal.

Con ExDin la gestión del expediente fluye requiriendo la intervención de los agentes que participan en él, de acuerdo con el flujograma diseñado por los gestores. Sin pulsar ni un botón.

Hasta el momento, la práctica totalidad del software de gestión se diseña pensando en resolver un proceso concreto. En este contexto, ExDin® surge como una herramienta base para ser aplicada de forma rápida y eficiente a todo tipo de procesos de ámbito administrativo, eliminando la necesidad de encargar el diseño de un aplicativo de software distinto para cada solución.

ExDin® es “dinámico” porque el expediente cambia de estado a lo largo del tiempo, evolucionando por su propio impulso. ExDin® se ha diseñado buscando el más alto grado de parametrización, con el objetivo de resolver una gama amplísima de necesidades de gestión. Cuando desarrollamos su código, nos ocupamos de ”prefabricar” lo que tienen en común todos los procesos, y de convertir en parámetros configurables todo lo que puede ser distinto de uno a otro.

Hecho esto, para generar un nuevo proceso administrativo “online” no necesitamos elaborar un software específico, sino definir exhaustivamente los parámetros en coordinación con los responsables de su gestión. Esta definición puede corregirse y mejorarse “en caliente” si es necesario (ya que no se requiere reprogramar código), lo cual garantiza que ponemos la eficacia del proceso en manos de sus gestores.

Es, por tanto, una herramienta muy joven, que se explota actualmente en varias áreas de gestión dentro del ámbito de la administración universitaria (posgrado y doctorado, servicios de personal y prácticas curriculares externas ) en las que ha dado buena muestra de su eficacia, y está prevista la incorporación de nuevos procesos próximamente.

Participa en el proyecto Exdin

ExDin® está preparado para ser explotado en un entorno de producción mediante la correspondiente licencia de uso, y se trata de un proyecto vivo que tiene su razón de ser en su aplicación a la realidad de la gestión administrativa actual, por lo que está dispuesto para la colaboración y a la integración en nuevos proyectos o equipos de trabajo en el marco de un acuerdo o convenio específico.

Además de ofrecer nuestra experiencia en las soluciones que ya están funcionando con buenos resultados, ExDin® está abierto a retos futuros. Nos interesa difundir esta manera de entender la gestión administrativa, al tiempo que conocer su adecuación a nuevos procedimientos y su adaptabilidad a distintas realidades dentro de su ámbito de actuación.

Si tienes interés en disponer de esta tecnología, en conocerla más en profundidad o en colaborar con el equipo que la desarrolla, ponte en contacto con nosotros a través de nuestro formulario de contacto.

Si  tienes flujograma… : parametrizar y conectar.

Exdin: parametrizar y conectar.

El tiempo de puesta en producción depende de tres factores:

• La definición de los parámetros. Es una tarea conjunta de los técnicos de ExDin® con el personal de administración encargado de la gestión del proceso. Son varias semanas de trabajo dedicadas, fundamentalmente, a definir los trámites y plazos, roles de usuario, fichas de datos, disparadores, plantillas de mensajes y plantillas de documento. Una vez definidos todos los detalles, el Expediente Dinámico dispone de toda la información lógica necesaria para iniciar la “coreografía” que dirigirá el proceso de principio a fin.
• Las funcionalidades especiales. La mayor parte de los procesos no requieren de “inteligencia” adicional, pero algunos, por su naturaleza, pueden  necesitar programación específica. Es el caso de la aplicación automática de baremos o cálculo de puntuaciones en procesos de concurrencia competitiva. Este tipo de necesidades se detectan, y sus prestaciones se definen, durante el diseño de las fichas de entrada o de las plantillas de salida, según el caso.
• La adaptación del conector dinámico con las fuentes de datos externas. Decidir qué estrategia es la correcta requiere, por una parte, conocer mínimamente la estructura de las aplicaciones de las que deberán tomarse los datos (normalmente, aplicaciones institucionales); y por otra, que la organización aporte los protocolos de comunicación de web services de que disponga o bien los datos de conexión de lectura directa de las fuentes.

Por razones de seguridad, ExDin® sólo debe funcionar bajo protocolos de acceso cifrado. Su máxima operatividad se alcanza mediante su conectividad con otros recursos de la organización. La estrategia de conexión con estos recursos determinará si es aconsejable utilizar para los procesos ExDin® un servidor externo; si, en su lugar, es conveniente que la organización les dedique un servidor virtual alojado en sus propios servidores físicos, o si lo adecuado es una combinación de ambas soluciones.

Como herramienta destinada a pequeñas unidades de gestión, ExDin® tiene su razón de ser en su bajo coste, muy lejos de los tradicionales presupuestos de aplicaciones a medida. Se requiere una mínima inversión inicial y unos costes de mantenimiento muy razonables aún cuando se incluya no sólo la explotación de la herramienta, sino también la asistencia técnica en comunicación directa con los usuarios de la organización y terceros.

Calidad tangible, calidad percibida

• El caso general funciona sin atención expresa. El perfil de la función del personal administrativo cambia: El número de horas dedicado a tareas mecánicas se reduce drásticamente o desaparece, y los recursos humanos se destinan esencialmente a labores de inteligencia (supervisión, resolución de problemas, iniciativas de mejora).

• El control de la información no tiene fisuras. Se ejerce de forma continua y precisa, tanto a nivel de detalle (a través del guión de flujo de cada expediente individual) como a nivel de proceso (el generador de informes mantiene a la vista la información de los indicadores del proceso y de cada uno de sus trámites).

• 

  Exdin: La calidad percibida por el usuario es excepcional

  La calidad percibida por el usuario es excepcional:

• “Tengo un esquema visual del proceso”.
• “Me avisan cuando me corresponde hacer algo”.
• “Si alguna fase del expediente se atasca, identifico el motivo”.
• “De principio a fin, mis documentos, ordenados y online”.

• Identificamos fácilmente los “cuellos de botella”. La parametrización adecuada persigue que no haya demora ni en la cumplimentación de trámites ni en la disponibilidad de documentos, y si ésta se produce, el avisos llega inmediatamente al gestor, que puede intervenir para solucionarlo.

• Tenemos capacidad de rectificar el diseño en caliente. Cualquier actualización o mejora de un trámite, plantilla, mensaje,  documento…  puede ser incorporada sin necesidad de paralizar el funcionamiento de la plataforma.

Buenos mimbres para un buen cesto

• El módulo de interfaz. Hemos incorporado un interfaz natural e intuitivo, con componentes de última generación para que cualquier usuario (tanto de la organización como externo) pueda interactuar en el expediente. En lugar de un sistema de menús, utilizamos funcionalidades contextuales que dependen del rol del usuario dentro del proceso, y que se muestran agrupadas en pestañas denominadas con una única palabra cuyo significado es inequívoco : “Documentos”, “Expedientes”, “Entidad”, “Centro”, etc.
• 

  ExDin cuenta con un gestor dinámico de mensajería que permite la comunicación inmediata con los agentes del proceso.

  La ayuda sensible al contexto. En ExDin® la información para el usuario no es una guía externa, sino un elemento del interfaz que emerge en el lugar y en el momento en que se necesita. La información está integrada en cada ficha como un elemento más de su diseño, que a veces también es dinámico: no se trata de una redacción literal, sino de un texto compuesto a partir de los datos introducidos, que describe el significado de lo que se ha hecho y explica lo que queda por hacer.

• El conector dinámico con fuentes externas. El conector dinámico consulta regularmente con las aplicaciones externas que tienen los datos fuente que nuestro proceso necesita. El objetivo es sincronizar autónomamente los datos reflejando las modificaciones. Esto funciona de forma transparente para los gestores del proceso, que no deben ocuparse de cargar datos existentes en otros soportes o de dar de alta a personas que ya están identificadas en la organización.
• Los mecanismos de autentificación e invitación. Si los usuarios tienen una identidad conocida, utilizarán el procedimiento de acceso estándar de que disponga la organización (usuario y contraseña o certificado digital). Adicionalmente, habilitaremos las altas de usuario autónomas, el acceso mediante invitación o una combinación de uno o más de estos procedimientos, según requiera la naturaleza del proceso.
• El gestor dinámico de mensajería. La plataforma ExDin® cuenta con un cliente email propio para comunicarse con cualquier usuario desde la unidad de gestión sin necesidad de recurrir a un programa de correo aparte, lo que permite la integración de los mensajes como parte del expediente. Además, el gestor permite crear plantillas asociadas a los roles de los destinatarios para cada uno de los trámites. Cuando el trámite se activa, la plataforma genera, a partir de las plantillas, los mensajes programados que mantienen informados a los agentes del proceso siempre que se requiera su actuación.
• El gestor dinámico de documentación. Este gestor crea y pone a disposición de los interesados, de forma desasistida y en tiempo real, los documentos que les competen. La plataforma incorpora estos documentos cuando se activa el trámite que los justifica, y son vistos por el usuario en forma de repositorio de documentación. Ciertos documentos aparecerán “en trámite” hasta el momento en que se produzca su validación.
• El  módulo de control de flujo y de silencios. La plataforma sólo permite avanzar en el curso del expediente si no falta ningún requisito previo, e integra las actuaciones en caso de “silencio”. Es decir, activa el mecanismo que debe dispararse cuando un usuario no actúa en el plazo previsto para ello.
• El generador de informes. Ha sido diseñado para incorporar con inmediatez nuevos listados a requerimiento, atendiendo simultáneamente las necesidades globales de gestión, las demandas de información de carácter ejecutivo y la extracción automatizada de los datos que alimentarán los indicadores de calidad.

Proceso de implementación

1. 

   Exdin obtiene la máxima eficacia a partir de la definición detallada del flujograma

   Obtenemos la máxima eficacia a través de una definición detallada del flujograma del proceso administrativo. La herramienta permite encajarlo al detalle, de modo que el flujo normal del expediente pasa a ser controlado por la máquina, y los gestores se ocupan de supervisar e intervenir en el expediente únicamente cuando el usuario no da la respuesta prevista. Es decir, dejamos que el tráfico lo ordenen los semáforos y nuestros agentes se ocupan sólo de los atascos.

2. Personalizamos, una vez definido el proceso, el conector dinámico con fuentes externas, que tiene por objeto incorporar en tiempo real los datos que el proceso necesita y ya están en otras aplicaciones de la organización. Aquí, “dinámico” significa que se conecta regularmente con la base de datos fuente para reflejar día a día los cambios producidos.
3. Creamos los roles para asignar a cada usuario su papel en el proceso (un usuario puede tener uno o múltiples roles). Cuando acredita su identidad, mediante contraseña o certificado digital, interviene (según se le requiera) cumplimentando información de entrada, validando o firmando un documento.
4. Incorporamos las fichas de información de entrada y los modelos predefinidos de documento. A partir de estos modelos la plataforma generará toda la documentación de trámite cuando corresponda. Es decir, los gestores no tendrán que darle al botón para activar cada trámite, porque esa activación se produce en el momento en que se cumplen los requisitos que lo justifican.
5. El gestor dinámico de mensajes, al tiempo que se van activando los trámites, administra los avisos automatizados a los usuarios de cada rol, a través de mensajes de correo electrónico, aportándole la información necesaria para actuar, que incluirá los plazos de que dispone y cuantas indicaciones al respecto se hayan previsto en la parametrización.
6. El guión del expediente es el dispositivo que permite al usuario obtener una visión exacta y actualizada del estado de tramitación de su expediente. Se trata de un esquema gráfico de estructura arborescente, en la que está integrado cada elemento del proceso e incluido cada documento en el lugar que le corresponde. El usuario dispone así de una visión comprensiva de los trámites y de su sucesión en la línea de tiempo y de una auditoría en tiempo real de su estado actual.
7. A medida que se van completando las fases del proceso, la plataforma mantiene la documentación online, ordenada y actualizada, a disposición de sus destinatarios. Una vez finalizado el proceso, funciona como soporte permanente del expediente electrónico, permitiendo descargarlo en cualquier momento como conjunto de documentos.

ExDin aborda también multiples procesos en pequeñas unidades.

En administración, el software atiende a la eficacia de los procesos. Eso significa que la rentabilidad del software a medida es menor cuanto más pequeño es el colectivo de sus potenciales usuarios.

Productividad y competitividad

Las grandes administraciones públicas y privadas cuentan con aplicativos desarrollados expresamente para controlar sus procesos.  Las organizaciones más pequeñas no siempre pueden permitirse ese lujo, pero sin embargo están obligadas a trabajar, cuando no a competir, en igualdad de condiciones; y en el caso de las administraciones públicas,  con las mismas reglas de garantía y transparencia.

Los diseñadores de ExDin® son personas con gran experiencia en la labor de entidades con autonomía de gestión en las que pequeñas unidades centralizadas tienen que abordar múltiples procesos, y ni pueden plantearse desarrollar un software específico para cada proceso, ni tienen un técnico a mano para integrar de forma eficiente las alteraciones que introduce cada nueva norma. En este escenario es donde esta herramienta alcanza su máximo nivel de productividad.